Как спланировать банкет — руководство по планированию идеальных банкетов для компаний или частных мероприятий

Автор: | 18.06.2019

Первые планировщики часто страдают от полного страха! Даже те, кто планирует события снова и снова, все еще боятся, что что-то пойдет не так, и они станут объектом насмешек. Мы надеемся, что нам удастся развеять страхи и подавить бабочек в желудке, помогая вам на протяжении всего проекта.

Есть много вопросов, которые вы должны задать. Первые часы, вероятно, не имеют смутного представления о том, какие вопросы задавать, поэтому первое, что мы должны сделать, это представить их вам.

Возможно, самый простой способ сделать это, заполнив форму. (Я люблю формы!)
Если вы позвоните мне и попросите меня помочь в подготовке специального мероприятия, первое, что я сделаю, — достаньте пустую форму и заполните ее телефонным звонком. Если бы у меня была вся информация, я был бы лучше готов помочь.

Прежде чем начать чтение, вы можете распечатать лист планирования банкета (PDF) с моего сайта. Таким образом, вы можете следить за листом, описывающим процесс планирования. Я также включил образец листа планирования, который вы ранее заполнили, который вы можете помочь.

Давайте начнем с фактов.

ЦЕЛЬ, ПРИЧИНА

Первый вопрос, который нужно задать: «Какова цель мероприятия?» Этот вопрос должен быть действительно простым, но, возможно, самым важным. Цель мероприятия определит программу мероприятия.

ДАТА

Разбейте свой календарь, чтобы выбрать дату события. Ищите возможные конфликты. Может быть трудно переместить людей на банкет в субботу вечером, если это трехдневный праздник. Было бы неразумно создавать социальную церковь, если ваша местная школа, в которой у большинства вашей общины были дети, имела открытый дом или веселилась в ту ночь.

Нарисуйте дату, затем попытайтесь подумать о возможных конфликтах. Я знаю одну организацию, которая заказала очень популярный и относительно дорогой еврейский комикс в клубе еврейской общины, который в основном является пенсионером. Попытки продать билеты с треском провалились, потому что они не осознавали, что планируют свое выступление на еврейском фестивале — очень дорогой упущен

БЮДЖЕТ

Есть много, много решающих факторов в определении бюджета. Прежде всего, сколько из них ожидается участие? У вас может быть неплохая идея для корпоративной вечеринки, но в некоторых случаях вы можете просто «угадывать вовремя», пока не получите больше информации. Сделайте лучшую оценку на основе ваших фактов и продолжайте.

ЦЕНА БИЛЕТА

Другим фактором, который следует определить перед выбором места, является сумма, которую ваши участники готовы заплатить. Конечно, мы можем работать по-другому: мы можем выбрать место, нанять команду, выбрать меню и т. Д., Затем подвести итог, сколько это стоит, и, таким образом, определить, сколько каждый должен заплатить, но, вероятно, в конечном итоге нанесет вам вред.

Если вы ожидаете 1000 человек и укажете 25 долларов на человека, тогда весь бюджет на еду, печать, развлечения и т. Д. Составляет 25 000 долларов. Если вы ожидаете только 20 человек и знаете, что они не придут, если это более 5 долларов США на человека, то вы знаете, что вы гораздо более ограничены.

РАСПОЛОЖЕНИЕ

Укажите географическую зону, в которой должно проходить мероприятие. Если вы живете в районе, где будет проходить вечеринка, вы уже можете знать различные отели, деревенские клубы, рестораны или комнаты общественного питания, в которых может разместиться ваша группа. Если вы не живете в этом районе, обязательно проверьте потенциальное местоположение перед бронированием. Если событие происходит в отдаленном городе, и вы не можете поехать туда, и это событие имеет большое значение, я предлагаю вам нанять профессионального организатора встречи.

Однажды я присутствовал на банкете в очаровательном "солодовом" ресторане 1950-х годов. Планировщик не пошел туда, чтобы осмотреть комнату, где должна была состояться вечеринка. Она просто приняла слово друга. Отличный ресторан, но в их «комнате» было около 5 постоянных кают на каждой стене. Гости были возвращены в разных направлениях. Это сделало волшебника, которого они наняли, чтобы выполнить почти невозможно. Отдельная комната, посетители ресторана не могли попасть в туалет, не мешая вечеринке, и музыка 50-х годов продолжала светить через потолочные динамики в течение всего вечера, потому что она проходила через весь ресторан и не могла быть изолирована от одной комнаты. раньше он мог предотвратить этот кошмар.

Многие, если не большинство, устройств не взимают плату за пользование комнатой, а вместо этого оплачивают арендную плату за стоимость еды. Например, в нашем примере банкетный зал на 200 человек будет рад предоставить отдельную комнату для продажи 200 обедов.

Как правило, у них будет выбор из нескольких ужинов — возможно, ужин с курицей, а также напитки, салат и десерт, за 12 долларов США на человека; или ребра по 18 долларов каждый; или стейк из говяжьей вырезки по цене 25 долларов США с человека. В нашем примере мы берем 30,00 долларов США с человека. Выбирайте простое ребро по цене 18,00 $.

Содержит ли он налог и чаевые? Ой! Узнайте, произошло ли это, потому что неожиданность может случиться в конце ночи. Допустим, это не так. 15% чаевых и 8% (или что-то еще) налог составит ужин 22,14 долларов на человека. Наш пример бюджета требует 200 человек по 30 долларов США каждый на общую сумму 6000 долларов США. Если принять участие 200 человек, ужин будет стоить 4 428 долларов США. Это оставляет 1572 $ для всех других расходов.

Кстати, объект может попросить залог и гарантию. Если вы гарантируете 200 человек, вам придется заплатить за 200 ужинов, даже если там всего 175 человек. В целом объект готов обслуживать на 10% больше людей, чем он гарантирует. Вот почему стоит гарантировать меньшее количество, чем вы ожидаете. Даже некоторые из тех, кто сказал вам абсолютно, что они будут там, возможно, даже внесут вам депозит, не появятся по той или иной причине.

Чтобы быть в безопасности, в нашем примере 200 человек гарантируют ресторан 185. Если вы продаете билеты, которые я рекомендую, вы всегда можете настроить свое уважение в ресторане за один или два дня, если это необходимо. Спросите агентство об их требованиях для изменения гарантии.

ПРОГРАММА

Вечерняя программа во многом зависит от цели мероприятия. Типичное событие может выглядеть так:

6:00 — 7:00 — час общения или коктейль

7:00 — 8:00 — Ужин

8:00 — 8:15 — Встреча / Награды / Бизнес

8:15 — 9:00 — Развлечения / спикер

9:00 — 9:10 — Лотерея / Награды у дверей

9:10 — 1:00 — танцы

Иметь час «собирать» всегда хорошо. И вы, и учреждение захотите, чтобы все присутствовали, когда вы на самом деле садитесь есть. По моему опыту, почти все начинается поздно, поэтому планируйте это и не разочаровывайтесь, когда это произойдет.

У вас будет час коктейля? Бар "Хостинг" означает, что напитки бесплатны для тусовщиков. Если вы решили организовать час коктейля, будьте готовы потратить около 1200 долларов США на нашу группу из 200 человек. У большинства мероприятий, спонсируемых организацией, есть бар "No-Host", где гости покупают свои напитки. Пригласите "Хостинг" или "Нет-хост" в приглашении.

Некоторая форма развлечения во время коктейля, безусловно, является плюсом. Средство может воспроизводить музыку через аудиосистему, которая, безусловно, является наиболее экономичной; Тем не менее, примерно за 300 долларов вы можете получить живую музыку. В большинстве банкетных залов есть рояль, иногда на колесах, и вы можете взять напрокат пианино или использовать его бесплатно. Плата за заимствование пианино должна составлять от 50 до 100 долларов, а пианиста от 150 до 250 долларов.

Другим развлечением, связанным с коктейльными часами, может быть камерная группа, джаз или «социальное» трио, арфист или гуляющий аккордеонист. Прогуливаться «волшебником», происходящим из группы в группу или из таблицы в таблицу, всегда весело. Другие формы коктейльных развлечений включают звездных звезд, механических или обычных мимов, скульптора на воздушном шаре, карикатуриста, графолога, считывателя рук, считывателя карт Таро, ходулочника или что угодно, о чем вы только можете подумать! Опять же, ваш бюджет ваш показатель.

УЖИН

Это довольно просто. Когда мэтр скажет, что ужин готов, пусть ваша вечеринка сядет!

Подавляющее большинство банкетов назначают людей, которые сидят за столом, в то время как все остальные могут сидеть, где они хотят. Если вы решили иметь стол с головой, вы должны сделать небольшие маркеры мест для тех, кому было выделено место за столом головы, и не забудьте обсудить расположение столов с объектом.

ОТКРЫТИЕ

Кто-то, может быть, вы должны пойти к микрофону и объявить, что ужин готов, и попросить всех занять место. Когда это произойдет, ваш президент или кто бы то ни было председательствует должен приветствовать всех.

На большинстве банкетов кто-то может устроить главный салют, а затем благословение на еду. Людей не следует призывать к немедленному выполнению этих задач, но их следует спрашивать заранее, а их имена и обязанности следует указывать в печатной программе, если таковая имеется. После главного приветствия и молитвы, ваш Мастер Церемоний (или кто-либо, кто когда-либо руководит) должен представить людей, сидящих за столом головы, представившихся последними.

ПРОГРАММА

Если необходимо вести бизнес, начните с конца десертов или хотя бы подавайте. Убедитесь, что учреждение знает, что вы не хотите нести (чистить столы) или кофе после запуска программы, потому что это может раздражать и доставлять удовольствие программе.

FUN

После вступительных замечаний и / или других интересов вы можете ввести основного докладчика или представить какую-либо форму развлечения.

Это может быть самый важный вечер! После обеда много выдающихся исполнителей и докладчиков. Если вы действительно хотите провести успешное мероприятие, наймите профессионала. В этом письме от 500 до 1000 грн вы можете купить неплохое развлечение.

Как насчет комического мага, который использует члена или двух членов своей группы и делает веселые деловые пассажи и волшебные трюки с участием аудитории — 30 или 40 минут без перерыва!

Или представьте себе … десерт только что подан и прогулки "Por. Коломбо ", вместе с пальто и сигарой …" О, прости, — говорит он, — я искал кого-то другого ". Все глаза прикованы к этому знакомому персонажу, когда он отворачивается и начинает уходить. «О, еще одна вещь, это вечеринка Уокера?» Затем в течение следующих 30 минут он исполняет комедийную рутину в стиле и выступлении Питера Фалька в роли лейтенанта Коломбо, используя имена людей из вашей группы.

Это заставит ваших людей смеяться со своих мест. Это всего лишь несколько предложений. Все любят смеяться, и хороший профессиональный художник может сделать вас героем.

Как найти этот вид развлечений? Посмотрите еще раз на друга с добрыми намерениями. Иногда найм друга друга, который рассказывает анекдоты или играет в банджо, может надеть мокрое одеяло вечером, если они не соответствуют его ожиданиям.

Вероятно, лучший способ обезопасить свои таланты — это работать с профессиональным агентом, который специализируется на специальных мероприятиях. Обычно за его услуги плата не взимается. Он может давать рекомендации и предложения исходя из ваших потребностей и работать в рамках бюджетных ограничений.

У некоторых художников могут быть особые требования, такие как сцена, прожектор, два микрофона или что-то еще, и эти предметы должны быть согласованы с объектом. Это может быть арендная плата.

НАГРАДНЫЕ НАГРАДЫ / ДВЕРИ

Раздача призов на двери или призов в лотерее не должна производиться до конца развлекательной программы или основного динамика. Возможно, это стимул для гостей остаться до конца.

Если вы продаете лотерейные билеты, вы должны снова установить бюджет. Сколько билетов вы планируете продать и сколько денег? Хочешь заработать? Допустим, вы ожидаете продать 100 билетов 200 людям, к которым хотите приехать, и мы продаем их на банкете за 2 доллара. Это даст вам $ 200 для покупки призов. Вы можете указать это в общем бюджете или назначить кого-то, кто позаботится о лотерее, включая покупку призов и продажу билетов.

ТАНЕЦ

После лотереи формальная часть программы действительно закончена. Твои люди теперь могут идти домой. Если вы определились с диджеем или группой, вы можете танцевать.

Администрация может взимать плату за танцпол. Иногда это портативный танцпол, который они строят прямо на ковре. Команда будет стоить от 150 долларов на члена команды до 450 долларов на члена команды в течение четырех часов. Маленькое трио для клавиатуры, барабана и гитары может стоить от 750 до 1500 долларов.

Группа с пятью частями за 1800 — 3500 долларов, включая вокалиста, является средней. Если вы нанимаете группу, вы можете использовать одного или нескольких из тех же музыкантов, чтобы предоставить коктейли и / или музыку для ужина за небольшую дополнительную плату. Обычно вы должны сделать депозит, когда команда работает. Все, что длится более четырех часов, считается сверхурочным, и вам следует поговорить с вашей командой или агентом о дополнительных расходах во время предварительной договоренности. Команды также должны уделять 10-15 минут перерывов каждый час. Спросите, будет ли группа передавать записанную музыку во время перерывов.

МОБИЛЬНЫЙ ДИДЖЕЙ

Иногда вы предпочитаете, чтобы DeeJay проигрывал записанную музыку, а не использовал группу. Это дает вам преимущество, когда вы слышите оригинального исполнителя записи вместо интерпретации танцевальной группы.

Еще одним преимуществом является то, что большинство мобильных устройств DeeJay будут настроены до обеда и будут предлагать игру с музыкой для ужина без дополнительной оплаты, и, конечно, DeeJay не будет делать перерыв вечером, так что у вас есть спокойная музыка для вашего мероприятия.

Экономически выгодно, нет большой разницы между командой из 3 человек и DeeJay. Некоторые DeeJays предлагают полное световое шоу, в котором выступают несколько групп, и даже за дополнительную плату это может стать настоящим плюсом. Я думаю, что это просто вопрос вкуса. Некоторые люди настаивают на живом выступлении группы, а другие столь же непреклонны в DeeJay.

ФОТОГРАФ ИЛИ ВИДЕОГРАФ

Видеозапись события, кроме исторических целей, не обязательна. Вряд ли какое-либо видео или DVD будет смотреться более одного раза после события. Да, может быть, Бар или Бат Мицва смотрят ее запись несколько лет спустя, когда они становятся старше, и, возможно, даже жених и невеста будут смотреть хорошо отредактированную и сжатую запись. Тем не менее, корпоративный или организационный банкет будет редким, если когда-либо просматриваться.

Я рекомендую нанять профессионального фотографа, если позволяет бюджет, вместо того, чтобы оставлять его одному из гостей или другу друга, который делает фотографии только два раза в год. Вы можете попросить фотографа предоставить распечатки или компакт-диск с цифровыми фотографиями, в этом случае вы можете печатать только выбранные фотографии.

ПРОДВИЖЕНИЕ

Вероятно, самая травмирующая вещь, которая могла случиться, — то, что вы запланировали все мероприятие, и никто не пришел. Если это корпоративное мероприятие, а еда, развлечения, напитки и танцы бесплатны, я не думаю, что у вас возникнут проблемы, если вы расскажете всем, когда и где, и БЕСПЛАТНО!

Но если это не так, может возникнуть необходимость в продвижении мероприятия. После сбора всех фактов (ЧТО, КОГДА, ГДЕ, ПОЧЕМУ, ВОЗ и СКОЛЬКО) вы можете создать листовку — лист бумаги, содержащий все факты, которые должны мотивировать людей к участию.

Если вы художник, отлично! Вы можете создать листовку самостоятельно. Если нет, возможно, кто-то из вашей группы здесь и может помочь вам. В противном случае вы должны «испортить» то, что вы хотите, и передать это графическому дизайнеру, который сделает для вас «готовую к использованию копию», а затем отправить ее обратно на принтер, чтобы напечатать, сколько людей вы хотите. Сколько вам нужно, зависит от того, как вы его распределяете.

Макет, печать, конверты и почтовые расходы должны быть включены в бюджет. Есть, конечно, дополнительные способы продвижения мероприятия — устные, доски объявлений, телефонная комиссия, бюллетень клуба или компании, плакаты. Если ваше мероприятие открыто для людей, не входящих в вашу организацию, вы можете попробовать использовать рекламные каналы других связанных групп, компаний, школ и т. Д., А также свои собственные. Организуйте «мозговой штурм» с вашей комиссией, если она у вас есть, чтобы обдумать все способы, которыми вы можете донести свою мысль.

И помните: если вы хотите, чтобы люди приходили на ваши занятия, вы не можете просто сказать им. Вы должны сказать им, и сказать им, и сказать им! Используйте все доступные ресурсы и не стесняйтесь повторять. Чем больше раз ты им скажешь, тем больше придет!

ПРОДАЖА БИЛЕТОВ

Есть так много способов справиться с этим, есть способы продвижения мероприятия. Если вам нужно распределить средства заранее (что обычно происходит), хорошо получить как можно больше денег. Предварительная продажа билетов поможет вам в этом. Конечно, в вашем объявлении должны быть указаны ваши требования и сроки. Это также поможет получить информацию о количестве участников. Помните, однако, что в последнюю минуту все еще будут отмены и добавления, так что будьте гибкими.

ЗАДАЧИ ЗАДАЧИ

Как упоминалось ранее, большинство организаций назначают только основную таблицу, а остальные участники остаются там, где они хотят. Некоторые группы настаивают на том, чтобы рисовать фотографии на столе на листе бумаги, нумеровать их, а затем назначать людей на конкретные таблицы.

Я думаю, что это гораздо больше работы, чем необходимо, но если вам нужно, то вы должны это сделать.
На некоторых банкетах, особенно в честь лиц или групп, предлагаются целые столы «на продажу». 10 человек на столе за 30 долларов каждый означает, что за 300 долларов кто-то может забронировать весь стол. Убедитесь, что вы поместили «зарезервированный» символ в эту таблицу, указав имя хоста.

ПЕЧАТНАЯ ПРОГРАММА

Когда все факты появляются, если бюджет позволяет, хорошая печатная программа может быть размещена где угодно или распространена по прибытии. Он должен включать в себя программу на вечер и кредиты для всех, кто участвовал в мероприятии.

Многие организации успешно продают рекламу в программе для покрытия расходов на печать или даже для сбора дополнительных денег. Я дал 250 долларов дохода в столбце дохода нашего примера. Вам не кажется, что вы можете убедить 10 человек дать вам свою визитную карточку и заплатить 25 долларов за объявление на обороте программы? Конечно, эта идея может быть немного глупой, если вечеринка будет праздновать 10-летие маленького Бобби. Используйте свой лучший рейтинг.

УКРАШЕНИЯ

Это может быть большой предмет или нет — строго от вас. Если вы выбрали красивое место, и это не специальное сезонное мероприятие, такое как рождественская вечеринка или вечеринка в честь Хэллоуина, почему бы просто не насладиться декором заведения? Если вы считаете, что вам нужно украшение и у вас достаточно бюджета, позвоните декоратору мероприятия, который использует воздушные шары. Они проходят долгий путь, меняя комнату, не тратя много денег.

Центральные части хорошо смотрятся на каждом столе. Вы можете попросить кого-нибудь о пожертвовании или попросить кого-то сделать что-то для каждого стола. Во многих заведениях такая красивая сервировка стола не нужна. Не тратьте излишне деньги, но помните, что чем приятнее атмосфера, тем лучше воспоминания или события будут в голове у тех, кто примет участие, а это значит, что они захотят прийти на следующее мероприятие!

Одна нота Если у вас есть развлечения, будьте осторожны
сантиметры, особенно воздушные шары, не блокируют обзор исполнительной зоны или даже людей, сидящих на противоположной стороне стола, которые хотят видеть и разговаривать друг с другом.

ВЫ ЭТО СДЕЛАЛИ!

Да, вы будете волноваться и волноваться, пока все не закончится, но каждый организатор мероприятия. Просто отдыхайте, делайте что можете и наслаждайтесь! (Вот секрет: если вам нравится то, что вы делаете, людям, для которых вы это делаете, это понравится!)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *